企业档案的管理制度精品多篇

ISO9001供应商管理程序文件 篇一

ISO9000质量管理体系

程序文件

供应商评价和采购管理程序

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批准： 生效日期：

[键入文字] [键入文字] 目的

对采购过程及供方进行评价和控制，确保所采购的产品符合规定要求。范围

（1）标准品。（2）加工品 3 权责

3.1 销售部：负责下达客户订购的货品 3.2 采购部：负责物资的采购实施 3.3品质部：负责对物资采购的验收标准的制定及采购回物资的验证和标识

3.4物流部：负责对采购物的收发和管理 3.5仓 库：负责对在库品的管理 4 工作程序： 5.1供应商的调查

5.1.1采购部门根据公司销售部的需求向有意向的供应商发出《供应商评鉴表》。

5.1.2收集各相关供应商的“调查表”后进行分析筛选，与本公司需要的供应商洽谈。

5.1.3必要时企业由供应、质检、技术等部门组织相关人员去供应商处进行实地考核调查。

5.1.4根据供应商的资料或实地考查情况进行综合分析并作好记录。5.2供应商的评价

5.2.1依据供应商提供的资料、考查情况或“样品”检测或试验记录进行全面分析。

5.2.2质量体系的要求

从供应商的生产设施、技术力量、质量管理体系、检测装置、质量控制及产品的实际情况、生产、交货能力、服务态度进行综合评价。

5.2.3根据初选的供应商的数次送货、质量、价格、交付、售后服务等情况来确定合格的供应商 5.3供应商的选择

5.3.1质管部对供应商的来料每次均要进行检验或试验，并填写《材料检验记录》。

5.3.2依据供应商的产品验证记录及交期和售后服务情况，从中确定选择合格的供应商。

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5.3.3经过调查分析、评价后，由供销部建立起《合格供应商名册》做为长期稳定的供应商。

5.3.4企业对各主要的合格供应商同时应保持两家或两家以上，以利于公司生产和发展。5.4供应商的辅导

5.4.1为了实现组织质量方针和质量目标，满足产品或顾客要求，本着互利互惠的原则，对那些提供主要产品或特殊产品的重点供应商的产品质量应进行监视和控制。

5.4.2根据有关记录，如某种原材料的供应商的产品连续三次都不合格时，应通知供应商限期改进，否则，从《合格供应商名册》删除。

5.4.3本着对供应商互利互惠的原则，品质部、采购部应对供应商进行分析，必要时组织有关人员去供方进行实地辅导和协助其改进。

5.4.4如因各种原因，供应商物资超过三次（一季度）不合格且又无改进效果时，应把该供方从《合格供应商名册》中删除，并通知其相关部门。5.5采购资料

严格按照我司产品目录的技术参数进行采购。5.6采购计划

5.6.1采购计划是根据销售成交订单进行严格采购的

5.6.2采购计划应清楚地说明采购物资的要求，包括：名称、规格、型号、数量、计量单位、等级、质量要求或技术说明、时限等。5.7采购合同

5.7.1对所采购的重要物资，企业应与合格供方签定采购合同，并双方单位加盖公章后生效 5.8采购产品的验证

5.8.1对所采购的物资及材料，企业应进行验证，并由品质部进行验证工作。

5.8.2如验证合格后进行标识、入库。如不合格时，由品质部与供应商联系调换、返工等方法处理，如仍然达不到公司质量要求，由采购部负责退货。

5.9采购管理

5.9.1交货期管理：采购人员依照需求单位指定的交货日期与供方接洽交货日期。

5.9.2催货管理：采购人员与供方协商定案后的交货日期为基准，依照需求单位之状况进行跟催，掌握交货情形，若无法交货则重新与供方协调交货日，再进行催货。

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5.9.3交货期变动：采购订单或采购合同确认后，供方遭遇不可抗拒之天灾或其它因素无法如期交货时，采购与销售部门及供方重新协调交货期，并于采购订单或采购合同上做注明。

5.9.4价格管理：采购人员依照材料、规格、交货期、数量及过去采购记录经询价、比价、议价后，在可接受的合理范围内，经主管领导核准后，即可向供方进行采购。5.10采购作业程序

5.10.1采购文件的接收：采购人员接获客户成交订货单。

5.10.2 询价作业：采购人员接受成交订单后，向供应咨询价格及货期。5.10.3比价作业：询价作业后，如可能的话需二家以上的供方提供报价，以利比价作业进行，并选择品质、成本、交货期、售后服务等符合公司要求之供方。

5.10.4议价作业：数量货金额交大的产品需与供应商进行议价。5.10.5订购作业：询价、比价结束后向供应商正式下达采购订单。

5.10.6订单变更：已发出的采购单有取消或内容更改情形发生时，应由销售部人员在原销售订单上写明变更内容、日期并由总经理或部门主管签字交由采购部进行变更。

6． 相关文件 合格供应商名册（FR-08-03）供应商评鉴表（FR-08-05）采购订单

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合格供应商档案的建立及管理程序 篇二

供应商档案建立及管理操作程序

一目的可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。

二内容

1档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。

2供应商档案建立的必要性

其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。3供应商档案的建立

3.1 采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。

3.2 对供应商进行分类与编号，分类的方法一般可按商品来划分，常用的编码一

般为四位数，前一位为商品类别码，后三位为厂商类别码。

3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。

3.4 档案建立的具体要求：

（1）供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户

账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。

（2）资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系

证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。

（3）合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。

（4）产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准

等。

（5）流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。

（6）一般文件：往来传真等。

4建立档案的注意事项：

4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。

4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称

呼。

4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“ 农科”，正确合法的叫法

应该是“晋中市 农业科技开有限公司”。

4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。

4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话

和商用传真等。

4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大

问题时联系用。

4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次，销

售渠道等。

4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。

5供应商档案管理要求

5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的软

件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。

5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备注

“资料已审核”字样。

5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电

脑，方便需要时用或进行开发以备用。

5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存。

5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。

5.6 对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明。

5.7 档案的机密性

（1）供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅。

（2）存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码。

（3）采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其

他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户。

5.8 档案定存放及整理频率

（1）纸质类档案应按照规定的位置存放，电子类档案应当标题明确（如标明供应

商名称或供应原材料名称），以确保可快速检索到。

（2）至少1个月1次对其进行整理。过期资料的打包一年进行一次。

供应商管理制度 篇三

公司供应商管理制度

（试行）

第一章总则

第一条为规范公司供应商管理，提高公司经营合理化水平，加强信息共享，降低供应成本，提高采购物资质量，增强供应安全系数及供应可靠性，特制定本制度。

第二条公司对物资供应商实行统一归口、三级审核，统一建立公司物资供应商档案库，实行供应商准入制度、对合格供应商定期进行评价与考核、动态管理。

第三条供应商的准入采取各单位评审推荐、平台审核备案、集团公司审定添加至供应链系统模式。

第四条原则上每类物资取得供货资格的供应商不得少于三家（特殊物资除外）。

第二章机构及职责

第五条公司生产管理部是物资采购的管理部门，负责统一管理公司及各单位生产类物资采购管理工作，供应商管理中主要履行以下主要职责：

（一）组织制定公司供应商管理制度；

（二）各单位供应商准入审核备案工作；

（三）织织制定各单位供应商管理的政策与机制，下达各单位执行，监管各单位供应商管理工作。

第六条各单位采购部门负责本单位范围内的供应商管理工作，履行以下主要职责：

（一）组织建立供应商资质审查小组，落实供应商准入管理工作。

（二）组织建立供应商考核小组，落实供应商考核管理工作。

（三）依据平台下达的供应商管理政策，参与供应商评审、推荐和考核工作。

第三章供应商准入管理

第七条供应商准入必须具备以下基本条件：

（一）具有法人资格；

（二）具备国家和相关部门颁发的质量、安全、环保以及其它生产经营资格、许可证、质量认证等；

（三）具有良好的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录；

（四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；

（五）集团公司或平台要求具备的其它条件。

第八条供应商进入我公司除提供供应商的基本信息外，还要提供必要的资质资料，资质资料包括：

（一）营业执照复本及复印件；

（二）税务登记证副本及复印件；

（三）组织机构代码证；

（四）法定代表人证书或委托代理证明及复印件；

（五）相关资质证明（生产许可证、检验报告等）或必要的文件；

（六）企业通过的IS09001体系证明文件；

（七）要求提供相关年度财务报告及近三年业绩报告；

（八）特殊行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、专利产品证书；

（九）其它能证明该单位供应实力的资信文件。

第九条供应商准入审批程序

（一）采购管理部门在规定的时间内，根据要求填写《供应商调查表》，同时要求供应商提供相应的资质资料，所有资料必须加盖单位公章并保证真实有效。

（二）采购管理部门对供应商资质文件初审后，将供应商资料及初审结果递交至各单位资质审查小组，由资质审查小组对其进行评选评定。

（三）评定合格的供应商进行送样，由技术及质量监督部门进行评定并提交验收报告，验收合格的供应商对送样物资进行报价，采购部门负责比价、议价，原则上议价后物资价格不得高于同类物资采购价格。

（四）经综合评分，合格的供应商由采购部门提交供应商开发报告，经主管领导审核，总经理审批后，报平台审核备案，集团公司审定添加，录入我公司合格供应商名录并发放供应商准入证。

第十条供应商准入证实行有效期制，准入证有效期一年，每年12月份审验一次，期满后复审。复审合格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。

第十一条供应商发生更名时，其准入资格自动取消，从供应商名录中予以删除，供应商需重新按照准入流程申办供应商准入证；

第四章供应商的考核管理

第十二条各企业考评小组每季度对合格供应商进行一次考评，当供应商所供物资发生重大质量事故时，随时对供应商进行评价及考核，确保供应商供货质量的稳定性及持续的降低采购成本，评价小组根据供应商的实际行为按照公平、公正、公开的原则，对供应商进行客观的评价。

第十三条供应商评价标准（产品质量：40分，价格：30分，交货期：20分，售后服务：10分）

（一）产品质量：质量是采购考核评价供应商的最重要的因素，供应商在供应产品的过程中，采购人员、库管员、技术人员及生产使用部门人员应积极配合对供应商所供应的产品进行质量监督和检验。物资验收时每发生一项质量不合格的，扣2分，该项物资第二次验收不合格的，扣10分，物资安装后发生一般质量问题的，扣10分，严重影响公司安全生产的，本项不得分。

（二）价格：产品价格是考核评价供应商的重要指标参数，各企业根据所属物资情况，参考市场价格，对主要物资建立物-4-

资价格信息库，供应商物资采购价格每高于合理利润价格1%，扣1分，每高于合理利润价格2%，扣2分，依次类推；同一供应商供应几种物料，按平均计算。

（三）交货期：交货期限及交货数量是考核评价供应商的重要指标，每类物资逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，给公司安全生产造成重大影响的，本项不得分。

（四）售后服务：售后服务主要考核供应商产品售出后，供应商所做的售后工作。供应商应主动提供售后报务，主要对产品的性能、使用知识的讲解及不合格产品的退换，对售出产品的使用跟踪、使用效果的回访，或通过问卷调查等方式，更好的为公司服务。评价得分：按期服务：10分；偶尔拖延：7分；经常拖延：2分；置之不理：0分。

第十四条供应商等级划分

（一）A级供应商（优秀供应商，考核评定≥90分）

（二）B级供应商（良好供应商，考核评定≥80分）

（三）C级供应商（合格供应商，考核评定≥70分）

（四）D级供应商（不合格供应商，考核评定＜70分）第十五条供应商考核处理

（一）A级供应商：各企业物资管理部在付款方式、物资采购数量上给予优先安排，该类物资采购总额≥50%

（二）B级供应商：由物资部提请供应商改进不足，并限期整改，整改不力的降级处理，该类物资采购总额≥30%。

（三）C级供应商：由采购部、技术部、质监部等部门予-5-

条 供应商档案管理对象： 篇四

1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3、从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4、从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

条 供应商管理内容 篇五

1、供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2、供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3、业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

供应商管理制度 篇六

1、贯彻落实永煤控股供应商管理制度；

2、对统购物资供应商进行入库推荐和资质初审，推荐企业信誉好、产品质量可靠的供应商；

3、根据永煤控股安排组织或参与对拟入库统购物资供应商进行考察；

4、按照永煤控股要求做好在库统购物资供应商的考评和日常监督；

5、及时反馈统购物资供应商所供产品质量、售后服务等履约信息。

6、制定裕东公司供应商管理制度，经领导小组审定后监督执行；

7、建立健全裕东公司自购物资供应商信息库，组织对拟入库供应商进行准入审核，必要时参与考察；

8、收录和维护裕东公司自购物资供应商信息，对在库供应商进行动态管理；

9、牵头组织对自购物资供应商进行定期评审，并实行优胜劣汰；

10、组织调查裕东公司自购物资供应商的不良行为，提出处理意见和建议；

11、负责处理自购物资供应商的质疑和投诉。

供应商管理制度 篇七

1.总则

1.1 目的

为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原物料，特制定本制度。

1.2 范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业，均适用本制度。

1.3 采购部门及权限的划分

1.3.1 公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。

1.3.2 临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。

1.3.3 具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1.4 采购工作基本原则

1.4.1 采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。

1.4.2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1.4.3 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。

1.4.4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1.4.5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。

1.4.6 采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。

1.4.7 采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。

1.4.8 采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。

1.4.9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。

1.4.10 原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。

2.采购委员会及其会议制度

2.1 目的

采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原物料成本占据销售成本7585%左右的行业，原物料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：

（1）奠定稳定的采购管理工作基础；

（2）提高采购管理水平；

（3）降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2.2 采购委员会的组织及职责

2.2.1 公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生产部经理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会主席，采购部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2.2.2 采购委员会职责：

（1）拟定原物料的采购政策并确保政策的适当执行。

（2）依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的`价格。

（3）审核决定采购的时机、价格及数量。

（4）协调、解决影响采购实施的重大问题。

2.3 采购委员会组织的运行

2.3.1 每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。

2.3.2 不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。

2.3.3 开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。

2.3.4 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。

2.3.5 会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。

2.4 采购委员会会议的内容及程序

2.4.1 采购部经理报告以下情况：

（1）上次会议决议事项的执行情况。

（2）原物料的库存量、在途量。

（3）原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

（4）月原物料采购计划及资金需求计划。

（5）采购部外欠货款情况。

（6）采购实施中需协调解决的问题。

2.4.2 采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

2.4.3 会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2.4.4 采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员，并负责决议案的执行。

2.5 采购委员会控制要点

2.5.1 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。

2.5.2 原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2.5.3 原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2.5.4 根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。

2.5.5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2.5.6 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3.供应商管理办法

3.1 供应商的选定及指导

3.1.1 对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3.1.2 为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

3.1.3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

3.1.4 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

3.1.5 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3.2 供应商的管理和分类

3.2.1 每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。

3.2.2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：

A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；

B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；

C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。

D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3.2.3 对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3.3 供应商的开发

3.3.1 采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商。

3.3.2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。

3.4 采购资料及档案管理

3.4.1 采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月)”、“采购分析报表（周、月）”、“库存报表(月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3.4.2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3.4.3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。

3.4.4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。

4.原物料采购管理办法

4.1 计划

4.1.1 原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。

4.1.2 包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4.1.3 劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4.1.4 零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。

4.2 信息收集与分析

4.2.1 采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。

4.2.2 采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4.2.3 采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4.2.4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4.2.5 采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策，每种原物料的可选择供应商不得少于两家。

4.3 核准

4.3.1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4.3.2 采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。

4.3.3 采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4.4 合同

4.4.1 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。 4.4.2 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4.4.3 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：

（1）标的；

（2）数量；

（3）质量；

（4）价格；

（5）包装；

（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；

（8）交货方式及地点；

（9）付款条件及付款方式；

（10）保险；

（11）运输损耗的承担；

（12）违约责任。

4.4.4 所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4.5 交货期控制

4.5.1 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4.5.2 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。