公司会议管理办法

为规范公司的会议管理，提高会议质量，使各种会议规范化、合理化，特制定本制度。

第一条会议原则

压缩次数，短小精悍，提高效率，并能解决实际问题。短会不得超过20分钟，长会不得超过60分钟，请召集会议的部门提前做好会议准备，把握好会议时间。

第二条会议种类

备注：若公司周例会与月例会时间重合则会议合并召开

第三条 会议准备

1、会前准备：

包括议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言，对会议进程的预测和对策。

议题：原则上不超过三个。

主持人：主管级以上管理人员（不同层级会议）。

记录人：由主持人委派。

将要下发的文件要做到准确，有错误在会前要进行修改。文件要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件准备不全。要预先考虑到保密程序。

2、会议通知：

根据会前准备拟定会议通知。会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料，以及通知发放方法和途径。

3、会议纪要：

（1）由记录人整理会议纪要。会议纪要只记会议决议，不记讨论过程，个别重要语句可记。

（2）会议纪要一定要有执行人和完成时间。

（3）会议纪要整理后由会议主持人签发。

（4）如果是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况。

第四条会议纪律

1、所有参会人员提前5分钟到达会场，会议组织者做好会议签到，不得迟到早退。迟到、早退时间在10分钟之内者罚款50元，超过10分钟视为旷工一天，罚款200元。

2、所有参会人员必须自带笔记本、笔等记录工具，会议中做好会议记录，违犯者一次罚款30元。

3、所有参会人员进入会场前关闭手机或调整到静音状态，会议中不得接听电话，违犯者一次罚款50元。

4、参会人员在会议中不得私下讨论，要发言的参会者提前做好发言准备，确保会议质量。

第五条会议执行

1、每次会议结束后于一个工日内由记录人整理成会议纪要，报经会议主持人审批。

2、经审批签字后的会议纪要，由会议召集部门分管行政人员制成电子版以邮件形式发至各参会人员邮箱，纸质档留存集团公司行政部，南非公司会议决议以电子版形式传到集团行政部备档。

3、会议决议的执行，由会议召集部门分管行政人员负责督促、跟进会议决议形成的工作落实情况，并进行考核及考评。

第六条 本制度自签发之日起执行。