文档档案管理制度【精品多篇】

文档管理的制度 篇一

1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全；

2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等；财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的`档案、分销政策性文件等；办公室负责行政、人事、综合类档案；

3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档；

4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密；

5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档；

6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档；

7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围；

8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任；

9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还；

10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅；

11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁；

12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。

文档管理的制度 篇二

（一）为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法（试行）》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。

（二）调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。

1、图表：调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

2、台账：

（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的。问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

（3）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。

3、记录簿：建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事件）分析统计记录，存档管理。

4、电子显示屏：

（1）电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息；

（2）主要设备和重点安全生产环节视频监控；

（3）煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示；

（4）显示的数据应准确，实时集中监控。

（三）调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。

（四）档案资料，应有专人管理。

（五）调度文档的保存期限：

1、班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。

2、调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。

3、死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。

（六）各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。

（七）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

（八）对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。

文档管理的制度 篇三

一、总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条 公文的签收：

凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收

第四条 公文的编号保管：

1、办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。

2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室 收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条 公文的阅批与分转。

1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员直接分转处理。

3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第六条 文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理

第七条 发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条 发文的范围：

1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的`决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；

3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

四、发文程序与要求

第九条 发文程序规定：

1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；

7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

五、文件的借阅和清退

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条 文件的归档范围：

以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

七、文件的销毁

第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

文档管理的制度 篇四

1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。

2、凡归档的'文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。

3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。

4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。

5、不得向无关人员谈论档案内容。

6、文档必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。

文档管理的制度 篇五

为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。

一、文件收发

1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。

2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。

4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

二、档案资料管理

1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。数据要完整准确，报表要及时齐全。

3、机械管理基本数据库应具备以下内容：

1）、管理号码；

2）、设备名称；

3）、型号规格；

4）、技术状况；

5）、保管单位；

6）、本季运转小时；

7）、原值；

8）、净值；

9）、组资日期；

10）、生产厂家；

11）、本机编号；

12）、出厂日期；

13）、外型尺寸；

14）、整机重量；

15）、动力机名称；

16）、动力机型号；

17）、动力机规格；

18）、动力机生产厂；

19）、动力机出厂日期；

20）、动力机编号；

21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据，其它为静态数据。

4、及时上报的报表：《设备台帐》(包括自有配属的。设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备，分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

5、建立档案目录，主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面，以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。

文档管理的制度 篇六

一总则

1.公司计算机软、硬件及网络管理的归口部门为办公室，并由办公室负责具体实施。

2.办公室对公司所有计算机软、硬件及信息实行统一管理，负责对公司计算机及网络设备进行登记、造册、维护和维修。

3.公司计算机软、硬件及低值易耗品由办公室负责统一申购、保管、分发和管理。

4.公司各部门的计算机硬件，遵循谁使用，谁负责的原则。

二内容和适用范围

1.本文所称的计算机硬件主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、u盘及附属打印机等设备。

2.本文所称的计算机软件是指各类系统软件、各部门专用软件、公司统一安装的杀毒软件等。

3.本文所称的网络即为互联网。

三计算机硬件管理

1.公司计算机主要硬件设备均应设置台账进行登记，注明设备编号、名称、型号、规格、配置、生产厂家、供货单位、使用部门等信息。

2.计算机主要硬件设备应粘贴设备标签，设备标签不得随意撕毁，如发现标签脱落应及时告知办公室重新补贴。

3.严禁私自拆卸计算机硬件外壳，严禁未经许可移动、拆卸、调试、更换硬件设备。

4.计算机主要硬件设备的附属资料(包括但不限于产品说明书、保修卡、附送软件等)由办公室负责统一保管。

四计算机软件管理

1.公司使用的计算机、网络、软件由办公室统一进行安装、维护和升级，不允许私自安装操作系统及其他可能影响公司网络正常运行的。软件。如有特殊需要，经部门主管审批后，向办公室申请。

2.公司购买的商品软件由办公室统一保管并做好备份，其密钥、序列号、加密狗等由使用部门在办公室登记领用，禁止在公司外使用。如特殊需要，须经

部门主管同意后并在办公室备案登记。

五计算机信息管理

1.公司员工必须自觉遵守企业的有关保密约定，不得利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据；不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据。

2.公司重要电子文档、资料和数据务必存储在除操作系统盘外的硬盘空间，严禁将重要文件存放在桌面上。

六计算机安全防护管理

1.公司内部使用移动存储设备，使用前需先对该存储设备进行病毒检测，确保无病毒后方可使用。

2.进入公司邮箱或私人邮箱，不要随便打开来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软件进行邮件监控程序以免被计算机病毒入侵。

3.计算机使用者应定期对自己使用的计算机查杀病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保计算机系统安全、无病毒。

4.禁止计算机使用者删除、更换或关闭杀毒软件。

5.所有公司网络系统用户的计算机必须设置操作系统登陆密码，密码长度不得少于6个字符且不能采用简单的弱口令，最好是由数字、字母、和其他有效字符组成。员工应不定期修改密码，每次修改间隔期不得长于三个月。

6.计算机使用者离职时必须由信息组确认其计算机硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。

七计算机操作规范管理

1.计算机开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序；每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。

2.计算机关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序；下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。

3.打印机及外围设备的使用：打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸；激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干涸，针式打印机看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻止，否则更容易损坏打印机。

4.停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。

5.来电时，应等待5～10分钟待电路稳定后方可开机，开机时应遵循开机流程操作。

6.计算机发生故障应尽快通知办公室，不允许私自维修。

7.计算机操作人员必须爱护计算机设备，保持计算机设备的清洁卫生。

8.禁止在开机状态下使用湿物(湿毛巾、溶剂等)擦拭显示屏幕。

9.禁止在使用计算机设备时，关闭、删除、更换公司杀毒软件。

10.严格遵守《中华人民共和国计算机信息网络国际互联网管理暂行规定》，严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。

11.禁止卸载公司统一安装的防护软件、管理软件等。

八相关惩戒措施

1.如发现公司员工利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据或非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据的，将视其后果，处以罚款、调离岗位、辞退等处罚，情节严重者将依法追究其民事、刑事责任。

2.如发现工作时段内游戏、浏览与工作无关的网页、观看电影等，一次记过处分，两次罚扣奖金，三次予以开除。

3.如出现故意造成公司计算机硬件损毁，将由个人做等额赔偿。

4.各类违规操作可由各部门主管提交至办公室，并记录至个人档案。

九附则

1.对于使用私人电脑的员工，除了硬件不做相关要求外，遵照此制度相关条款执行。

2.本制度由办公室负责解释。

3.本制度自20xx年9月1日起执行。

xx有限公司办公室

20xx年8月31日

文档管理的制度 篇七

为了加强我监理部科技档案的科学管理。并使其纳入标准化、规范化、系统化的轨道。根据部、厅科技档案工作的有关规定，结合本工程项目的实际情况，特制定如下管理办法：

1、在正副总监的统一领导下，由综合组负责监理部文档管理工作。

2、档案管理人员应不断加强科技档案工作专业知识的'学习。认真做好科技文件的形成积累、立卷归档和修改、补充工作。

3、及时对往来文件进行登记。并建立收文阅办制度。

4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。

5、在文件资料日常管理工作中。遵循文件资料类别（合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类）进行分类、编号、保存。并建立文件清单。

6、年终时应及时对本年度所有文件资料进行清理、统计工作。

7、加强对各承包人文档工作进行督促、检查和指导。

8、工程竣工时严格按照国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同管理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进行组卷上报。

9、未尽事宜，按业主有关技术档案的编制、审查、归档办法执行。

文件管理制度 篇八

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责

4().1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.2.2文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门；

(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门；

(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件；行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

7.2.3文件保管与借阅

(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.3文件的更改与回收作废

7.3.1文件更改

(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

7.4文件的作废与销毁

(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

7.5外来文件管理

7.5.1外来文件接收与归口。

(1)国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

文件密级发放、传阅范围。

绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象。

机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象。

秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的`相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象。