浅谈如何才能更有效的支付时间成本

时间是人生的最大的资源，它伴随在每一个人的身边，没有时间就什么也做不成；时间又是人生的最昂贵的成本，过一秒少一秒，无法再生；人生的价值不同，那是因为单位时间的价值不同；人生的成就不同，那是因为支付时间的方式不同。

这段话说的很直白，也很浅显，但却直指本质，让我们很好的了解时间的特性，也让我们懂得唯有更有效的支付时间成本，才能在面对压力和挑战时能够从容应对；面对稍纵即逝的机会时能够游刃有余；面对未来的发展时能够胸有成竹。好的时间管理能够让工作任务定时完成→随着工作量的增加→效率不断提高→越来越有效率→事业越做越大→名利双收；不会运用时间那就会：不停拖延→裹足不前→随时降低效率→越来越无效→事业越做越小→名利皆失

今天我们就来一起探讨下如何才能更有效的支付时间成本。首先我们先来了解下可以影响我们获取时间红利的“时间窃贼”都有哪些？

1、不擅长5S管理：寻找和整理东西的时间损耗太多。有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。

2、懒惰：使用日常安排；及早开始；在不便于休息的地方工作。

3、工作时断时续：因为重新工作时，需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。

4、一个人包打天下：提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。授权给别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件。

5、偶发延误：这是最浪费时间的情况，要避免这种情况出现，惟一的办法是预先安排工作。事前有准备，利用好偶发的延误，你能把本来会失去的时间化为有用的时间。

6、惋惜不已或白日作梦：老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不已，又或者空想未来，这两种心境都是极浪费时间的。只想不做，空耗时光。

7、拖拖拉拉：花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

8、不解急动：对问题缺乏理解就匆忙行动，与拖拉作风正好相反，在未获得对一个问题的充分资讯之前就匆忙行动，以致往往需要推倒重来。这种情况就必须培养自己的自制力。

9、消极情绪：消极情绪使人失去干劲，工作效率下降。对人怀有戒心、妒忌、明争暗斗、愤怒及其他消极情绪使我们难以做到最好。这就必须进行自我心理调适，培养积极心态。

10、分不清轻重缓急：即使是避免了上述大多数问题，如果不懂得分清轻重缓急，也达不到应有的效率。

除了上述十大“时间窃贼”之外，其他常见的“时间窃贼”还有：承诺太多，贪多不烂；喜欢开会，夸夸其谈；门户大开，迎来送往；家务繁杂、应酬过多等等。而区分轻重缓急是时间管理中最关键的问题。

所以，我们下面多花一点时间来解决这个问题。

时间管理四象限大家都比较熟悉了：紧急、重要（需要立即处理，对你影响很大的）；紧急，不重要（虽然对你并无影响，但是不能拖延）；不紧急，重要（虽然对你有一些影响，但可以拖延）；不紧急，不重要（可做可不做，一切无所谓的）。这是最简单一种帮助我们区分轻重缓急的方式，而想要做好它也很简单，只要我们在确定每一天具体做什么之前，问自己三个问题就可以了：

1、我需要做什么？明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。

2、什么能给我最高回报？应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。

3、什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。

在我们掌握了如何区分轻重缓急之后，我们可以进一步了解如何具体的做好时间管理了。

目标设定（至少一周）→效果预定→程序拟定→时间分配→时间分段

1、目标设定：

要做的事情；需要的资源；需要的支援；会有的障碍；能有的办法；下定决心。

2、效果预定：

目标要定清楚；利益点清楚；可行性明确；进行评估；利与弊平衡。

3、程序拟定：

时间限制；环境允许；资源无误；支援稳当；安排程序；应变措施。

4、时间分配：

调查可运用的时间；要完成事情的数量；区分事情的急迫性；预计花费掉的时间；预想会不足的现象；要适时截长补短。

5、时间分段：

先设定时间的周期；区分事情实行性质；事情作业的困难度；周期进行分段处理；注意时段超长使用；要调整或重新分配。

在我们了解了时间管理的基本方法之后，我们再了解一些关于时间管理的实用技巧：

1、尽量可以拟定一份长期计划（年度计划）：

注意：不要怕计划太大，不要马上想如何达成，只要你非常确定喜欢或乐意的事项，不要轻易改变计划。制定之后分解计划，逐步实施，步步扎实，不急不乱，适时修正，按表作业，变通补强。

2、先做最重要最紧急的事：

事分轻重缓急，比较才知道谁轻谁重，谁急谁缓，将要做的事写下来，针对不同时间断状态来判断和分配。

3、设定期限：

有了期限可以让你更快进入状况、提高产量、减少因追求完美而可能导致的拖延。还有，设定期限会强迫你专心一致，使工作品质变得更好。

4、做好协调，工作分流：

一次做一件事可以让你完成更多的工作。挑出工作中最重要的部份，切割成几个小步骤，每一步骤都设定完成期限，然后严格执行。完成的项目愈多，就愈有成就感；当天晚上自我检讨时，也会更快乐。

5、不要一次工作太久：

连续工作五十分钟而不休息的话，效率会大打折扣的。最有效的工作方法是充分运用短暂的充沛精力，而后加上频繁的休息次数。如果你必须加班，宁可早一点到办会室（那时干扰较少），也不要下班后留下来，免得让领导认为你是无法控制进度、效率不好的人，以致于必须加班。

6、学着说“不”：

虽然不太容易说出口，你还是得学会说“不”。否则，你的时间光是用来应付别人的要求都还嫌不够。下面是几种较不伤感情的拒绝方式：

“很高兴你来找我帮忙，可是我手边正好有事情在忙。可不可以晚一点再谈？下午三点怎么样？”

“我很乐意为你做那件事，可是能不能等我把手边的事情做完？我想大概不用一个小时。”

“我很愿意帮你，可是，我要到明天晚一点才有空。你愿不愿意那时我们再碰个面？”

这些话通常可以使你手边的工作不致中断。

7、学会授权：

如果你身为管理者，试试看是否可以把部分工作交给别人处理。而授权时一定要明确划分权责界限。就大多数人而言，如果任由他们做主，他们通常会抱着多一事不如少一事的逃避心态，敷衍应付。

如果你不是管理者，或许可以和同事交换一下工作。有些你深以为苦的工作，你的同事都可能乐在其中；而或许你可以轻而易举帮他解决棘手的问题。和他人分摊责任不仅节省时间，使你有余暇处理更重要的工作，也可减少工作单调与负担。

8、善用零碎时间：

约会等候时间、午餐时间、上下班的搭车时间等，都可善加利用，除非你不想好好运用这些时间。如果这些时间是作来休息和反省的，那就休息或反省吧！不过，如果你很想专心做某项事，却苦于琐事缠身的话，不妨把所有琐碎事务集中在一个档案夹里。例如：想看的文章、待完成的企划案、未付的帐单，和需构思的稿子等，都可以利用零碎时间来做。

把琐事档案夹放在身边，这样随时可把琐事资料丢进去。离开办公室时，记得带着这个夹子。当你在等人时，就可利用时间处理它们。

9、拒绝瞎忙：

有些工作毫无意义可言，许多甚至只是在填塞时间。每当你要在每日行动计划表上增加一项工作时，先想想看，如果今天不做，会有什么后果。如果答案是“没什么”或“可能没什么”。便可把它延至明天。假使这项工作一再往后延，而且一直没有完成，就没有必要做了。你可以把时间省下，做更重要的工作。

10、控制你的电话：

打电话固然比回信快，不过，如果因此而电话缠身，就得不偿失了。假使你能一次打完所有电话，很可能每通电话都会有下一遍回电的干扰。

可以在打电话之前，列出要讲的重点，如此可节省更多时间，也不会遗漏重要事项。如此，不但知道何时该结束通话，也可随时增列对方所说的重点。

开场白尽量简短。打电话给别人时，你不妨这么说：“我打这通电话是为了……”。至于接电话时，则可用“很高兴接到你的电话，请问有什么事我可以效劳的？”

结束谈话时，要简短而不失礼，下面是几个范例：

“不好意思打扰您许久，该放你回去工作了。”

“我得放你回去工作了。五分钟后，我还得主持一个会议。”

如果你想找的人让你在电话线上等候的话，你可以一边处理手边的事，一边等候。或者，干脆另找对方方便的时间再打。你也可以请对方回电，不过，这样你就失去主控权了。最好的方法，是请对方在你方便回电的时间内再联络。