公司档案管理流程多篇

公司档案管理流程 篇一

一、目的：

为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

二、档案整理：

编码：由综合部统一编码。（见附件一）

备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。

整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（见附件一）

备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

档案归档：

（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

外来文件的收发：

由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。

档案资料的发行：

如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。

备注：

（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

印章管理：

闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外），

（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章——红色

（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章——兰色

（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章——兰色

（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。

档案的使用审批程序：

（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1）查阅：在档案室现场查阅，不得带离。A：查阅本部门档案：查阅人填申请表→部门负责人审批。B：查阅非部门档案：

①B级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批

②A级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批→公司负责人审批（副总→总经理）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）

（2）借阅：只限于B级档案。A：程序：填申请表→部门负责人审批B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

（3）复印、摘抄：A：程序：填申请表→部门负责人审批→公司负责人审批

（4）备注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

（5）“档案使用申请表”详见附件六。

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

（1）借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。

（2）领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。

备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。

建立完善网络档案管理 篇二

档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。

公司档案管理流程 篇三

1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。

2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

6、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

7、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

8、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数 篇四

指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。

业务指导 篇五

(一)提高有关领导及档案管理工作人员认识

档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。因此，有关领导及相关人员务必要提高警惕，加强对档案管理工作重要性的认识，使本单位的资料档案的管理有序。

档案管理 篇六

档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。